6 ans après avoir été créée, la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Population du Haut-Rhin (DDCSPP68) est toujours composée de services distincts qui s’interrogent sur le bénéfice créé par ce découpage et voit se développer des tensions de plus en plus présentes au sein des équipes.
En 2015, plusieurs services de l’Etat qui fonctionnent ensemble depuis 2010 sous l’entité DDCSPP68 sont regroupés sur un même site géographique. Cette Direction Départementale Interministérielle est composée de différents services et chargés de missions issus de ministères différents et donc de cultures différentes. Suite à cette réunification géographique, des tensions et des résistances se cristallisent, les personnes ont du mal à percevoir le sens de ce rapprochement qu’ils vivent comme imposé. Le CHSCT lance une alerte qui est saisie au moment de l’arrivée d’une nouvelle direction en mai 2016 : un diagnostic global de l’organisation est initié. Ce diagnostic permettra de clarifier les besoins et les actions à entreprendre pour remobiliser l’ensemble de son institution.
Demande
Dans ce contexte de changement de direction, la DDCSPP attend de la mission qu’elle lui apporte un éclairage quand aux solutions à mettre en œuvre pour remobiliser l’ensemble de ses troupes, et ce grâce à un diagnostic complet :
- Sur le plan organisationnel en pointant les améliorations possibles
- Sur le plan fonctionnel pour mettre en avant les points d’appui et les besoins de réajustement
- Sur le plan managérial en mettant en exergue les points de force et les points de progrès des encadrants ainsi que les besoins à combler
Pour se faire, la DDCSPP nous demande d’entendre sur ces points les 92 personnes qui la composent.
Suite à ce diagnostic, il est demandé un accompagnement de la structure dans la mise en place des solutions retenues.
Notre réponse
Cette démarche s’est déroulée de septembre 2016 à juin 2017 et a comporté 2 étapes distinctes : le diagnostic puis l’accompagnement pour la mise en place des décisions.
Les étapes du diagnostic ont été :
- La création d’un comité de pilotage (COPIL) composé de la direction, des cheffes de départements, du secrétaire général et du chargé de mission pilotage de la performance
- Le lancement et la réalisation des ateliers d’écoute de l’ensemble des collaborateurs
- Un séminaire de restitution et de lancement de la phase 2 avec l’ensemble de la DDCSPP
Pour faire émerger les solutions à mettre en oeuvre, les étapes ont été :
- La création de 3 groupes de travail en lien avec les résultats du diagnostic, qui étaient en charge de construire les réponses possibles aux problèmes soulevés pendant le diagnostic
- Plusieurs aller-retours entre ces groupes de travail et le COPIL
- Un séminaire d’annonce des décisions prises et des points restants à travailler
Résultats
Cette démarche a été profondément participative, chacun a joué son rôle :
- l’ensemble du personnel a été écouté, impliqué dans la remonté des sujets et dans l’élaboration des solutions à mettre en œuvre.
- la direction a échangé, arbitré puis décidé en lien direct avec ce qui est ressorti des groupes de travail
Les résultats et apprentissages :
- Un organigramme revu complètement : modification de la composition des services, suppression d’un niveau hiérarchique et création d’un poste de chef de service adjoint pour chaque service
- Modification et clarification du rôle et de la mission de chaque niveau hiérarchique et de chaque personne
- Le dialogue est renoué entre les différentes strates hiérarchiques, les agents ne souhaitent plus quitter la structure
- Les outils utilisés sont simples, efficaces et réutilisables pour apporter une réponse concrète et synthétique en très peu de temps.
Brigitte LUX, directrice de la DDCSPP68 : « J’ai appris l’importance de l’écoute, l’importance de répondre quand on nous fait part d’un besoin, l’importance de l’engagement pris et l’importance d’aller au bout de la démarche même si l’aboutissement ne correspond pas à ce que nous (direction) aurions mis en place seul »
Chiffres clés
| 10 | mois |
| 100% | des collaborateurs ont participé |
| 2 | phases |
